Tłumaczenia niejawne – czyli jak bezpiecznie tłumaczy się dokumenty zastrzeżone

Tłumaczenia niejawne to przekłady dokumentów realizowane przez upoważnione do tego osoby – w warunkach, które uniemożliwiają ujawnienie tłumaczeń. Są to pomieszczenia wyposażone w specjalny system kontroli. Z takich tłumaczeń korzysta przede wszystkim przemysł obronny i lotniczy. Klauzule tajności dzielą się na: ściśle tajne, tajne, poufne, zastrzeżone (według stopnia tajności), a kwestię ochrony dokumentów niejawnych reguluje USTAWA z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. W tym tekście przybliżymy tłumaczenia niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, które możemy wykonywać w naszym biurze tłumaczeń BIRETA

Kiedy dokumenty otrzymują klauzulę „zastrzeżone” i dlaczego?

Informacje niejawne otrzymują klauzulę „zastrzeżone”, jeśli ich ujawnienie może zaszkodzić realizacji zadań organów władzy publicznej lub jednostkom organizacyjnym w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Polski. Klauzulę „zastrzeżone” może nadać wyłącznie osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentów. Jednocześnie są to dokumenty, które nie dostały wyższego stopnia tajności. Ochrona tych dokumentów obowiązuje do momentu zniesienia klauzuli tajności.

Kierownik Kancelarii Niejawnej odpowiedzialny jest za:

  • ewidencję (zarówno dla dokumentów wytworzonych, jak i otrzymanych, prowadzoną w dzienniku ewidencji),
  • przechowywanie,
  • zabezpieczanie,
  • wysyłanie,
  • odbiór,
  • nadzorowanie obiegu dokumentów niejawnych. 

Podczas nieobecności Kierownika, zastępstwo sprawuje upoważniony przez niego pracownik. 

Sprawdź też:

Ewidencja dokumentów zastrzeżonych

Jak wygląda praca z dokumentami zastrzeżonymi? Pracownik wykonuje dokument niejawny, a następnie nanosi oznaczenia tajności i przekazuje treść do podpisu osobie uprawnionej. Kolejnym etapem jest przekazanie dokumentu pracownikowi Kancelarii Niejawnej, który rejestruje go w dzienniku ewidencji. Wcześniej sprawdza on wymogi formalne w zakresie zgodności z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności. 

Wzory ewidencji, tak jak również sposób ich prowadzenia, przedstawia Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych. W przypadku błędów formalnych w zakresie oznaczania dokumentów pracownik Kancelarii Niejawnej zwraca dokument wykonawcy w celu jego uzupełnienie lub poprawienia. W przekazywaniu dokumentów pomiędzy pracownikami pośredniczy Kancelaria Informacji Niejawnych. 

Bezpieczne tłumaczenia dokumentów niejawnych „zastrzeżonych” w BIRETA

Nasze Biuro Tłumaczeń BIRETA posiada akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego pozytywnie zaopiniowaną przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ABW). Oznacza to, że możemy przetwarzać informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Już na początku współpracy ustalamy z Klientem, w ilu egzemplarzach i na jakich nośnikach realizowane ma być tłumaczenie, ponieważ po przekazaniu oryginałów i przekładów, dokumentacja nie jest przechowywana

Proces tłumaczenia dokumentów zastrzeżonych rozpoczyna się od tego, że Klient dostarcza dokumentację niejawną o klauzuli „zastrzeżone” przygotowaną, odpowiednio zapakowaną i oznaczoną zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem w sprawie sposobu oznaczania materiałów niejawnych. Umawia się z nami na bezpieczne przekazanie dokumentów – odbiera je bezpośrednio Kierownik Kancelarii Niejawnej lub Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych, którzy mają stałe zatrudnienie w naszej firmie. 

Następnie przesyłka jest rejestrowana w specjalnym dzienniku ewidencji i przez cały czas czuwa nad nią Kancelaria Informacji Niejawnych. Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba upoważniona do zastępstwa pod jej nieobecność nadaje pisemną dekretację, wyznaczając osoby, które mogą mieć dostęp do tych dokumentów. Są to osoby przeszkolone z zakresu ochrony informacji niejawnych – tłumacze i kierownicy projektów. Tak jak wspomnieliśmy we wstępie, tłumaczenie dokumentów zastrzeżonych odbywa się w przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu wyposażonym w system kontroli dostępu. Gotowy przekład przekazywany jest Klientowi w bezpieczny sposób po wcześniejszym umówieniu dogodnego terminu. 

Podsumowując, nasze biuro tłumaczeń BIRETA posiada: 

  • akredytowany system teleinformatyczny, pozytywnie zaopiniowany przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ABW), 
  • Kancelarię Informacji Niejawnych, której kierownikiem jest Karolina Gajda Truszkowska, 
  • Pełnomocnika d.s. ochrony Informacji Niejawnych, którym jest Patryk Racki. 

Tłumaczenia zabezpieczone klauzulą o zachowaniu poufności

Czy każde tłumaczenia nazywane przez Klientów poufnymi, tajnymi lub zastrzeżonymi rzeczywiście nimi są? Nie. Jeśli jednak Klientowi zależy na tym, aby otrzymać bezpieczne tłumaczenia (z powodu wrażliwych informacji i potrzeby zachowania dyskrecji) to zawsze chętnie podpiszemy umowę NDA, czyli klauzulę o zachowaniu poufności. Gwarantujemy najwyższe bezpieczeństwo, dzięki posiadanemu w naszym biurze Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnym z normą ISO 27001.

Regulacje prawne tłumaczeń dokumentów zastrzeżonych – podsumowanie

  • USTAWA z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
  • „ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
  • „ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne”
  • „ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych”
  • „ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych”

Podsumowanie

Tłumaczenia dokumentów zastrzeżonych to tłumaczenia realizowane zgodnie z rozporządzeniami prawa, które mają na celu zachowanie bezpieczeństwa Rzeczypospolitej Polskiej. Są to m.in. tłumaczenia branży zbrojeniowej i tłumaczenia lotnicze. Realizujemy je jako Biuro Tłumaczeń BIRETA. 

Polecamy również: tłumaczenia specjalistyczne – w tym np. tłumaczenia techniczne